Datenschutzhinweise (DSGVO)

Datenschutzerklärung Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Metafonics KI-Technologien (ein Dienst der Metafonics Yapay Zeka Teknolojileri A.Ş.) im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG). 1. NAME UND KONTAKTDATEN DES VERANTWORTLICHEN Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist: Metafonics KI-Technologien ein Dienst der Metafonics Yapay Zeka Teknolojileri A.Ş. Exen Residence, Tantavi Mah. Estergon Cad. F Blok No: 24/266 Ümraniye / İstanbul, Türkei Deutsche Korrespondenzadresse: [Straße, Hausnummer] [PLZ, Ort] Deutschland E-Mail: info@metafonics.com Webseite: https://metafonics.com 2. ART, UMFANG UND ZWECK DER VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten rechtmäßig, nach Treu und Glauben, transparent, zweckgebunden und auf das notwendige Maß beschränkt. Die Erhebung erfolgt elektronisch über unsere Webseite https://metafonics.com oder durch von Ihnen übermittelte Dokumente. 2.1. Beim Besuch unserer Webseite Beim Aufrufen unserer Webseite werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Webseite gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert: IP-Adresse des anfragenden Rechners, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name und URL der abgerufenen Datei, Webseite, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL), verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners. Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet: Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Webseite, Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Webseite, Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus den oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. 2.2. Bei Kontaktaufnahme Wenn Sie uns per E-Mail, Kontaktformular oder auf andere Weise kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) und den Inhalt Ihrer Anfrage. Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Kommunikation mit Ihnen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von allgemeinen Anfragen). 2.3. Bei Abschluss und Durchführung eines Vertrages Wenn Sie unsere SaaS-Dienste (KI-Telefonassistent) nutzen, verarbeiten wir folgende Datenkategorien: a) Stammdaten: Name, Vorname, Firma, Anschrift. b) Kommunikationsdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer. c) Vertrags- und Transaktionsdaten: Bestelldaten, Rechnungs- und Zahlungsinformationen, Anfragen, Support-Tickets, Anrufprotokolle. d) Finanzdaten: Kontoinformationen, Bonitätsdaten (falls erforderlich). e) Marketing- und Analysedaten: Nutzungshistorie, Umfrageantworten, Cookie-Daten (mit Ihrer Einwilligung). f) Audio- und visuelle Daten: Sprachaufzeichnungen von Telefonaten, die durch unseren KI-Assistenten geführt werden. Diese Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet: Vertragsanbahnung, -durchführung und -abwicklung; Erbringung unserer vertraglichen Leistungen (Bereitstellung des KI-Telefonassistenten); Finanz- und Buchhaltungsprozesse; Kundenbeziehungsmanagement; Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten); Sicherstellung der Betriebssicherheit und Serviceverbesserung; Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden; Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Rechtsgrundlagen für diese Verarbeitung sind: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, z. B. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO)). Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Wahrung unserer berechtigten Interessen, z. B. an der Verbesserung unserer Dienste, an Direktwerbung oder an der Durchsetzung von Rechtsansprüchen), sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung, z. B. für Marketingaktivitäten oder den Einsatz nicht erforderlicher Cookies). 3. WEITERGABE VON DATEN Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn: - Sie Ihre nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben. - die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben. - für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht. - dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist. Zu den Empfängern können gehören: IT-Dienstleister (Hosting, Cloud-Services), Zahlungsdienstleister, Inkassounternehmen, Rechts- und Steuerberater, Geschäftspartner und zuständige Behörden. Datenübermittlung in Drittländer: Wir nutzen für unsere interne Kommunikation und Datenorganisation Dienste wie Microsoft 365 und WhatsApp. Da die Server dieser Anbieter sich teilweise außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), insbesondere in den USA, befinden, werden Ihre Daten bei der Nutzung dieser Dienste in diese Länder übermittelt. Für die USA liegt kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor. Wir sichern die Übermittlung durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO ab. Dennoch möchten wir Sie darauf hinweisen, dass bei einer solchen Übermittlung Risiken bestehen können. Insbesondere kann nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden auf Grundlage nationaler Sicherheitsprogramme auf Ihre Daten zugreifen, ohne dass Ihnen hiergegen effektive Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen. Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung zur Datenübermittlung gemäß Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO nehmen Sie diese Risiken zur Kenntnis. 4. COOKIES UND ÄHNLICHE TECHNOLOGIEN Wir verwenden auf unserer Webseite Cookies. Dies sind kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und auf Ihrem Endgerät speichert. Technisch notwendige Cookies: Diese sind für den Betrieb der Seite und die Bereitstellung grundlegender Funktionen erforderlich. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Daten durch diese Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Analyse-, Marketing- und sonstige Cookies: Alle anderen Cookies werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt. Die Rechtsgrundlage für die Speicherung ist § 25 Abs. 1 TDDDG und für die anschließende Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über unser Consent-Management-Tool widerrufen. 5. IHRE RECHTE ALS BETROFFENE PERSON Sie haben das Recht: - gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. - gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. - gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. - gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. - gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Recht auf Datenübertragbarkeit). - gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. - gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden. Die für Deutschland auf Bundesebene zuständige Behörde ist Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI). Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten. Anfragen werden von uns unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats, unentgeltlich beantwortet. Bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen behalten wir uns vor, ein angemessenes Entgelt zu verlangen oder die Bearbeitung zu verweigern (Art. 12 Abs. 5 DSGVO). 6. WIDERSPRUCHSRECHT Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an info@metafonics.com. 7. WIDERRUFSRECHT FÜR VERBRAUCHER (FERNABSATZVERTRÄGE) Sofern Sie als Verbraucher (§ 13 BGB) einen Vertrag mit uns schließen, steht Ihnen das nachfolgende Widerrufsrecht zu. Widerrufsbelehrung Widerrufsrecht Sie haben das Recht, binnen vierzehn Tagen ohne Angabe von Gründen diesen Vertrag zu widerrufen. Die Widerrufsfrist beträgt vierzehn Tage ab dem Tag des Vertragsabschlusses. Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, müssen Sie uns (Metafonics KI-Technologien, [Deutsche Korrespondenzadresse], E-Mail: info@metafonics.com) mittels einer eindeutigen Erklärung (z. B. ein mit der Post versandter Brief oder eine E-Mail) über Ihren Entschluss, diesen Vertrag zu widerrufen, informieren. Sie können dafür das beigefügte Muster-Widerrufsformular verwenden, das jedoch nicht vorgeschrieben ist. Zur Wahrung der Widerrufsfrist reicht es aus, dass Sie die Mitteilung über die Ausübung des Widerrufsrechts vor Ablauf der Widerrufsfrist absenden. Folgen des Widerrufs Wenn Sie diesen Vertrag widerrufen, haben wir Ihnen alle Zahlungen, die wir von Ihnen erhalten haben, einschließlich der Lieferkosten (mit Ausnahme der zusätzlichen Kosten, die sich daraus ergeben, dass Sie eine andere Art der Lieferung als die von uns angebotene, günstigste Standardlieferung gewählt haben), unverzüglich und spätestens binnen vierzehn Tagen ab dem Tag zurückzuzahlen, an dem die Mitteilung über Ihren Widerruf dieses Vertrags bei uns eingegangen ist. Für diese Rückzahlung verwenden wir dasselbe Zahlungsmittel, das Sie bei der ursprünglichen Transaktion eingesetzt haben, es sei denn, mit Ihnen wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart; in keinem Fall werden Ihnen wegen dieser Rückzahlung Entgelte berechnet. Besonderer Hinweis zum vorzeitigen Erlöschen des Widerrufsrechts: Bei einem Vertrag zur Erbringung von Dienstleistungen erlischt Ihr Widerrufsrecht vorzeitig, wenn wir die Dienstleistung vollständig erbracht haben und mit der Ausführung der Dienstleistung erst begonnen haben, nachdem Sie dazu Ihre ausdrückliche Zustimmung gegeben haben und gleichzeitig Ihre Kenntnis davon bestätigt haben, dass Sie Ihr Widerrufsrecht bei vollständiger Vertragserfüllung durch uns verlieren. Muster-Widerrufsformular (Wenn Sie den Vertrag widerrufen wollen, dann füllen Sie bitte dieses Formular aus und senden Sie es zurück.) An: Metafonics KI-Technologien [Deutsche Korrespondenzadresse] E-Mail: info@metafonics.com Hiermit widerrufe(n) ich/wir (*) den von mir/uns (*) abgeschlossenen Vertrag über den Kauf der folgenden Waren (*)/die Erbringung der folgenden Dienstleistung (*) Bestellt am (*)/erhalten am (*) Name des/der Verbraucher(s) Anschrift des/der Verbraucher(s) Unterschrift des/der Verbraucher(s) (nur bei Mitteilung auf Papier) Datum (*) Unzutreffendes streichen. 8. DATENSICHERHEIT Wir treffen alle notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten vor zufälliger oder vorsätzlicher Manipulation, teilweisem oder vollständigem Verlust, Zerstörung oder vor dem unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. 9. SPEICHERDAUER Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erreichung der Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung betragen bis zu zehn Jahre. 10. STAND UND ÄNDERUNG DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand [Monat Jahr]. Durch die Weiterentwicklung unserer Webseite und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Webseite unter https://metafonics.com/datenschutz von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden. ANBIETERKENNZEICHNUNG (IMPRESSUM) GEMÄSS § 5 DIGITALE-DIENSTE-GESETZ (DDG) Metafonics KI-Technologien Dienst der Metafonics Yapay Zeka Teknolojileri A.Ş. Anschrift: Exen Residence, Tantavi Mah. Estergon Cad. F Blok No: 24/266 Ümraniye / İstanbul, Türkei Deutsche Korrespondenzadresse: [Straße, Hausnummer] [PLZ, Ort] Deutschland Kontakt: E-Mail: info@metafonics.com Webseite: https://metafonics.com Vertreten durch: [Name des/der gesetzlichen Vertreter(s)] Registereintrag (Türkei): Registergericht: [Handelsregister Istanbul] Registernummer: [ ... ] Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27 a Umsatzsteuergesetz (UStG): [DE...] (falls vorhanden) Verantwortlich für den Inhalt nach § 18 Abs. 2 Medienstaatsvertrag (MStV): [Name und Anschrift der verantwortlichen Person]